Professionnel / Car policy - Beaucoup est possible, mais tout n'est pas permis

Selon Acerta, environ trois quarts des déplacements domicile-travail dans notre pays se font en voiture, avec ou sans combinaison avec d'autres moyens de transport. Un quart des automobilistes belges le fait avec une voiture de fonction, et cette proportion continue d'augmenter. La voiture de société reste fiscalement avantageuse, tant pour l'employeur que pour l'employé. De plus en plus d'employés convertissent leur treizième mois ou d'autres revenus supplémentaires (fortement taxés) en une voiture de leasing, parfois dans le cadre d'un plan «cafeteria».

En principe, une telle voiture peut être utilisée librement, mais il existe néanmoins des règles à respecter. Celles-ci sont souvent regroupées dans un document généralement appelé «car policy». Pour l'employeur comme pour l'employé, la «car policy» est le manuel sur lequel repose toute la politique de gestion de la flotte automobile de l'entreprise. Une politique bien réfléchie, strictement définie et couvrant tous les aspects permet d'éviter les discussions et peut également contribuer à l'efficacité des coûts.

QUELLE VOITURE POUR QUI?

Un élément important de la «car policy» concerne les modalités d'attribution. Autrement dit, qui dans l'entreprise a droit à une voiture de société? En général, le niveau de fonction détermine dans quelle catégorie de véhicule un employé peut choisir. La définition des catégories et les voitures qui y sont incluses relèvent souvent du gestionnaire de flotte de l'entreprise, en étroite collaboration avec les collègues des départements finance et ressources humaines. Les ressources humaines déterminent les niveaux de fonction dans l'entreprise, tandis que la gestion budgétaire est généralement du ressort des finances.

En outre, la «car policy» précise quand l'attribution d'une voiture de société prend fin. Par exemple, lorsqu'un employé quitte l'entreprise, est en congé maladie de longue durée ou en congé de maternité, ou change de fonction. Une voiture de société n'est donc jamais un droit acquis, ce qui est parfois oublié. L'utilisation de la carte carburant ou de la carte de recharge  électrique est également définie dans la «car policy».

AMENDES ET LAVAGE DE VOITURE

L'employeur prend en charge le financement ou le leasing, ainsi que (généralement) le carburant ou l'électricité, en plus des taxes, assurances, assistance en cas de panne, voiture de remplacement, entretien et pneus. L'employé est responsable des frais de nettoyage, des amendes de circulation, des dommages non signalés ou signalés tardivement, ou des dommages résultant d'une utilisation négligente, comme le non-respect des consignes d'entretien ou la violation d'une règle interne incluse dans la «car policy».

Les employeurs cherchent de plus en plus à sensibiliser leurs employés aux conséquences financières de l'utilisation de leur voiture. Par exemple, votre employeur peut vous informer après chaque intervention (qu'il s'agisse d'une révision, d'une réparation ou d'un changement de pneus) des détails des travaux effectués et de leur coût. De la même manière, vous pouvez être informé de votre consommation personnelle de carburant ou d'électricité et de la façon dont elle se compare à la consommation de référence pour le type de véhicule et à la moyenne de la flotte de l'entreprise.

SHORTLIST OU NON?

Une question délicate pour les gestionnaires de flotte est de savoir quelle liberté accorder aux employés dans le choix de leur voiture de société. Si une entreprise accorde beaucoup d'importance à la reconnaissance de sa flotte, il est préférable d'opter pour une liste restreinte. Une flotte avec une apparence uniforme est aussi une carte de visite et devient une publicité roulante pour l'entreprise. Limiter le choix à quelques modèles permet également de réaliser des économies d'échelle grâce aux volumes plus importants que vous achetez auprès d'un seul fournisseur. De plus, vous pouvez facilement redistribuer une voiture lorsqu'un employé quitte l'entreprise ou change de fonction.

L'inconvénient, bien sûr, est que tous les employés ne seront pas satisfaits du choix des marques et des modèles de la liste restreinte. Dans certains cas exceptionnels, des candidats renoncent même à une embauche potentielle parce qu'ils ne sont pas d'accord avec l'offre de voitures. Cela montre clairement que la voiture de société reste un sujet très sensible et joue un rôle important dans la guerre des talents et la rétention du personnel.

CINQ QUESTIONS CONCRÈTES

• Puis-je laisser un ami ou un membre de la famille conduire ma voiture de société?

Cela dépend de la «car policy». En général, seule votre partenaire résidant sous le même toit peut conduire la voiture de société. Parfois, les enfants résidant sous le même toit et titulaires d'un permis de conduire valide peuvent également la conduire, mais sous certaines conditions (par exemple, pas le week-end après 22 heures). Vous ne pouvez donc pas simplement prêter votre voiture de société à un(e) ami(e) ou à une connaissance. Si vous le faites et qu'il/elle a un accident avec votre voiture de société, la société de leasing ou d'assurance peut refuser de couvrir les coûts. De plus, votre employeur peut vous imposer une sanction et éventuellement vous retirer la voiture.

• Puis-je utiliser ma voiture de société à l'étranger?

Dans la plupart des cas, l'employeur autorise l'utilisation de la voiture en dehors de la Belgique. Cependant, il est possible que la carte carburant ou la carte de recharge de l'entreprise soit limitée à la Belgique, vous devrez donc prendre en charge les frais lors d'un voyage à l'étranger. Vous ne pouvez d'ailleurs pas vous rendre dans n'importe quel pays avec votre voiture: l'assurance limite généralement votre rayon d'action aux pays de l'UE, ainsi qu'à la Suisse, au Royaume-Uni, à l'Islande et à la Norvège. Des pays comme le Maroc, la Turquie, la Serbie, la Bosnie-Herzégovine sont souvent exclus, sauf si vous souscrivez une police spécifique. Pour certains pays, vous devez d'ailleurs disposer d'un certificat attestant que vous avez l'autorisation du propriétaire de franchir la frontière. Ce certificat doit être demandé au propriétaire de la voiture: soit la société de leasing, soit votre employeur.

• Puis-je conserver ma voiture de société si je passe à temps partiel?

Vous avez une voiture de fonction et passez du temps plein au temps partiel? Il est possible que vous deviez rendre la voiture. Cela dépend de la «car policy» de votre entreprise. Souvent, une voiture de société n'est retirée qu'en cas de travail à mi-temps, mais il se peut que votre employeur ait une politique spécifique à ce sujet. Il est également possible que vous puissiez conserver la voiture à condition de contribuer financièrement à son usage. Cette contribution serait alors proportionnelle à la réduction de vos heures de travail par rapport à une activité à temps plein.

• Puis-je choisir une voiture d'une catégorie inférieure ou supérieure?

Dans les grandes entreprises, les voitures sont souvent attribuées selon le niveau de fonction des employés. Un commercial débutant, par exemple, peut recevoir une VW ID.3, tandis qu'un manager pourrait avoir une Tesla Model Y. Mais est-il possible de s'écarter de ces catégories, par exemple si vous avez une grande famille? Ou, au contraire, si vous n'avez pas besoin d'une grosse voiture? Dans le premier cas, la réponse est généralement négative. Votre employeur ne souhaite pas que vous vous distinguiez de vos collègues ayant le même niveau de fonction. Exceptionnellement, cela peut être autorisé, mais vous devrez alors payer la différence de votre poche. Dans le second cas, cela pose également problème à l'employeur, pour la même raison. Choisir une voiture moins chère ne signifie pas non plus que vous recevrez la différence en salaire.

• Puis-je exiger une autre voiture si la fiscalité sur ma voiture actuelle augmente soudainement?

Scénario hypothétique: il y a deux ans, vous avez choisi un hybride rechargeable en raison de son faible avantage de toute nature. En raison d'un changement législatif, votre contribution ATN augmente en 2025, passant de 100 € à 300 € nets. Vous perdez donc 200 € de salaire net par mois, soit 2.400 € par an. Une chose est sûre: votre employeur n'interviendra pas. Pouvez-vous alors exiger une autre voiture? La réponse est «non». Vous avez signé un accord avec votre employeur dans lequel la durée d'utilisation est fixée. Vous ne pouvez donc pas simplement renoncer à votre voiture de société, car cela entraînerait des coûts liés à la fin anticipée du contrat.