Partir en vacances avec une voiture de société

Puis-je partir en vacances avec ma voiture de société ou en leasing ? Cette problématique dépend tout autant des règles de l’entreprise que de l’assurance couvrant le véhicule.

L’utilisation privée de sa voiture de société est soumise à certaines règles, notamment pour les déplacements à l’étranger et l’utilisation du véhicule par un tiers. Tout dépend du contrat et des accords entre l’employeur et le bénéficiaire de la voiture ainsi que des conditions posées par l’assurance. Le « car policy » de l’entreprise peut tout à fait interdire l’utilisation de la voiture pour un séjour plus ou moins long à l’étranger dans le cadre des vacances. Même si généralement, cela reste toléré. En tout cas, il est utile de se renseigner avant de partir.

Pas partout

Il est nécessaire de connaître les pays autorisés par les modalités du « car policy ». C’est soit une liste définie par l’employeur, qui peut être très restrictive. Soit une limite imposée par la couverture de l’assurance. Dans ce cas, il ne faut donc pas quitter les zones couvertes par l’assurance à savoir l’Union Européenne et les pays non barrés sur la carte verte. En général la Suisse, le Liechtenstein et la Norvège ne posent pas de problème. C’est plus complexe pour la Croatie, la Serbie ou la Turquie, par exemple. Dans le cas d’un départ vers une destination non couverte, il faut penser à prendre, à sa charge, une couverture complémentaire.

Le conjoint ou un ami au volant

Lors d’un long parcours, on essaie de partager les temps de conduite en laissant le volant à un tiers pour laisser le conducteur se reposer un peu ou suite à un problème de santé. Attention : il y a souvent une clause limitant l’usage du véhicule car il est alors interdit de transporter d’autres membres de la famille et/ou des amis à bord si le conducteur n’est pas celui à qui la voiture est attribuée. C’est aussi parfois une limite imposée par l’assurance. Même si cette démarche entre dans le cadre d’un usage raisonné en « bon père/mère de famille » pour éviter un accident dû à la somnolence (ou à une pause repas trop arrosée), il convient de se renseigner auprès du gestionnaire de flotte de l’entreprise. Ou du moins, de poser la question lors de la signature du « Car policy » et d’éventuellement négocier une clause particulière de « prêt du volant » en cas de fatigue, de blessure, de maladie ou d’alcoolémie trop élevée.

Frais de carburant

La carte carburant peut parfois être utilisée à l’étranger. Mais là aussi, il vaut mieux connaître les habitudes de l’entreprise et la marge de tolérance du patron ou de la société de leasing. Un plein juste avant de quitter la Belgique (et juste après la frontière au retour) peut passer. Des arrêts pompe aux frais de l’employeur (très) loin du siège social risquent parfois d’être mal perçus. Il convient en plus de vérifier le montant mensuel autorisé et les limites du « budget mobilité ». Pareil pour l’utilisation de la carte essence dans les stations-service pour les petits à-côtés (produit du lave-glace, huile, car-wash, achats en boutique) ainsi que pour les péages (auto)routiers.

Budget total

Il faut aussi escompter que les montants des amendes pour les infractions commises en Belgique ou à l’étranger sur le chemin des vacances ont toutes les chances de vous être réclamés. Pareil pour les frais des dégâts après un accident en tort ou une utilisation inhabituelle du véhicule. Pensez aussi à connaître les couvertures et les possibilités de rapatriement en cas de panne ou d’accident à l’étranger. Enfin, si l’utilisation de pneus hiver est obligatoire dans votre pays de destination et que ce n’est pas prévu dans le contrat de leasing, le montage des gommes hivernales se fera à charge de l’utilisateur qui aura quand même pris soin de prévenir son employeur/gestionnaire de sa démarche.